Corporate,  Meinung,  Programmierung

Was E-Mails mit guten Manieren zu tun haben

Wer wem zuerst das „Du“ anbieten darf, wer zuerst den Raum betritt oder wie man sich am unauffälligsten die Nase putzt: Mit den klassischen Knigge-Benimmregeln lässt sich online nicht wirklich viel anfangen. Trotzdem (oder gerade deswegen) sollten auch bei E-Mails gute Manieren eine Rolle spielen – als Absender und Empfänger. Und das mit gutem Grund: Der „Ton“ einer E-Mail oder eines Newsletters fällt dem Leser auf, noch bevor die Optik oder der Inhalt einen Eindruck machen können. 

Hi.

In der E-Mail-Kommunikation beginnen die guten Umgangsformen direkt in der Betreffzeile: Genau so wie wir in direkten Gesprächen nicht „mit der Tür ins Haus fallen“, verdienen auch E-Mail-Gespräche eine Einleitung. Dazu gehört auch eine konkrete Betreffzeile, die deutlich macht, was den Leser in der E-Mail erwartet, und eine persönliche Begrüßung. Diese kann formell oder informell sein, sollte aber gern den Namen des Empfängers beinhalten. Und gern auch richtig geschrieben.

“Ach, wirklich mit GK?”

Und dann will man am liebsten antworten: “Nein, habe ich mir nur ausgedacht, um die Stimmung zu heben. Lassen Sie das K gern weg.”

Das gilt übrigens nicht nur für die direkte E-Mail-Kommunikation, sondern auch für standardisierte Newsletter. Eine ordentliche Begrüßung ist hier nicht nur freundlicher, sondern auch effizienter: Wenn der Leser sich direkt angesprochen fühlt, wird der Newsletter auch mit größerer Wahrscheinlichkeit geöffnet – und gelesen.

“Hallo Bergk!”

Die Augen rollen nach oben und der Kopf trifft auf die Tischplatte.

Einmal bitte in LAUT.

Auch in der geschriebenen Sprache „hören“ wir eine Tonlage: So haben sich im Internet zum Beispiel Großbuchstaben als laut etabliert – und das nicht unbedingt im positiven Sinne. Zwischen „Wirklich toll, dieser Beitrag“ und „Wirklich TOLL, dieser Beitrag“ liegen trotz der an sich gleichen Buchstaben Welten. Ganz ähnlich sieht es mit Ausrufezeichen aus: Je mehr Ausrufezeichen, desto lauter und aufdringlicher empfinden Leser einen Text. Wirklich! Total!!! Ja, oder?!?!11!!

Und manches Mal lohnt es sich, eine Mail vor dem Abschicken sich selbst laut vorzulesen – und ggf. mit der Tonlage zu spielen. Dem einen oder anderen würde schnell auffallen, wie schrecklich unhöflich die Nachricht beim Empfänger anzukommen droht. Also umformulieren. Entschärfen. Und schon ist die Welt gerettet. Oder das Projekt. Oder das Wochenende. Oder auch nur der Feierabend.

Schluss machen.

Stellen wir uns einen Gesprächspartner vor, der ununterbrochen redet. Kaum Luft holt. Niemanden zu Wort kommen lässt. Und dann auch noch Geschichten erzählt, die so unfassbar uninteressant sind. Im echten Leben würden wir uns so schnell wie möglich aus diesem Gespräch ausklinken – in der E-Mail-Kommunikation ist das aber irgendwie Alltag.

In meinem Postfach tauchen jeden Tag Newsletter auf, die es mir offensichtlich unmöglich machen möchten, sie abzubestellen. Dabei würden gute Umfangsformen genau das erfordern: Auch als „passiver Empfänger” (Nein, von DGSVO wollen wir jetzt nicht anfangen …) sollte ich die Möglichkeit haben, mich aus dem Gespräch zurück zu ziehen.

Und die deutliche Platzierung des „Unsubscribe“-Links ist dabei nicht nur im Interesse des Empfängers: Die offene Kommunikation baut Vertrauen zum Absender auf, verringert die Anzahl der Spam-Markierungen und trägt langfristig dazu bei, einen Verteiler mit wirklich interessierten Lesern aufzubauen. Also: Schluss machen muss kein Drama sein.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.